Quais os erros mais comuns ao emitir Nota Fiscal e como solucioná-los?

A nota fiscal é um documento que registra a transação comercial entre uma empresa e pessoa física ou jurídica. Até então, existem três tipos de nota fiscal: Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), Nota Fiscal que substitui o cupom fiscal (NFC-e) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
 

A NFS-e destina-se às empresas prestadoras de serviço. A NFC-e e a NF-e, por outro lado, servem para registrar a venda de produtos. Contudo, existe uma pequena diferença entre a nota fiscal que substitui o cupom fiscal e a Nota Fiscal Eletrônica.
 

Enquanto que a NFC-e é destinada apenas à venda para o consumidor final, a NF-e é designada às demais operações fiscais como, por exemplo, vendas comerciais, prestações de serviços e circulação de mercadorias.
 

Emitir nota fiscal já é uma obrigatoriedade para praticamente todos os estabelecimentos que comercializam produtos e serviços. Entretanto, existem algumas empresas que ainda cometem equívocos ao emitir o documento e é exatamente sobre esses erros que falaremos neste post.

Erros comuns ao emitir uma nota fiscal

 

A nota fiscal serve para comprovar que houve uma transação de compra ou venda entre uma empresa e uma pessoa física ou jurídica. Mas essa não é a única finalidade. Serve, também, para ajudar o Governo a fiscalizar as transações comerciais e fazer a tributação.
 

Logo, a não emissão desse documento pode ser entendida como sonegação de impostos, um crime que prevê prisão de dois a cinco anos, além de multa.
 

Para ficar dentro da lei, não sofrer penalidades e se destacar da concorrência, é fundamental que os estabelecimentos sempre façam a emissão desses documentos. Não só isso, mantenham a atenção constante para não cometerem os seguintes erros:
 

1- Confundir  

A DANFE nada mais é que uma representação simplificada da Nota Fiscal Eletrônica. Contudo, não pode substituí-la, nem ser utilizada para comprovar a transação comercial.

A função da DANFE é apenas facilitar o acesso e a conferência de dados por meio da chave numérica do código de barras. Por isso, é um documento obrigatório durante a circulação de mercadorias.

Se uma empresa confunde esses documentos e um dos motoristas viaja sem a DANFE, por exemplo, pode ser que o estabelecimento tenha a carga apreendida durante uma vistoria.
 

2- Erros no preenchimento

Outro erro comum que acontece são equívocos durante o preenchimento. Muitas vezes, a pressa para emitir e transmitir a nota fiscal ao cliente faz com que as pessoas responsáveis por preencher o documento coloquem as informações erradas.

Esses erros, por menores que sejam, podem ocasionar o valor errôneo dos tributos, até a identificação equivocada da transação comercial.  
 

3- Não armazenar as NFs

Além de confundir o DANFE e a NF-e e errar no preenchimento, alguns estabelecimentos erram ao não armazenar as notas fiscais corretamente. Essas empresas geralmente pensam que, após emitir e transmitir o documento, não é mais necessário manter as notas arquivadas. Na verdade, é preciso armazenar por 5 anos.

Esse pensamento pode se tornar um problema futuramente, já que a Receita pode confrontar as informações e pedir que a empresa comprove o faturamento por meio das notas.
 

4- Não emitir nota fiscal

Sim, não emitir nota fiscal também é um erro bastante comum. Algumas empresas acreditam que não precisam emitir esses documentos, o que faz com que atuem de forma errônea e ilegal.

Para ter ideia da complicação, como não emitir nota é tratado como sonegação de imposto, o estabelecimento pode ser denunciado por um cliente ou fornecedor. O fiscal da Receita pode, então, ir até a empresa e aplicar uma multa. Ou até impedir que ela continue realizando as suas atividades.
 

5- Escolher um certificado digital improdutivo

As NF-e, NFS-e e NFC-e são documentos digitais. Isto significa que a emissão é feita de forma eletrônica e que as empresas precisam ter um certificado para emitir e transmitir todas as informações.

O erro, nesse caso, é que algumas empresas muitas vezes escolhem um certificado digital improdutivo para emitir notas. E, assim, acabam tendo problemas durante emissão e transmissão dos documentos.
 

Como emitir a nota fiscal corretamente?

Agora que você já sabe quais são os erros mais comuns ao emitir uma nota fiscal, vamos falar como a empresa pode fazer a emissão correta desses documentos. Para isso, separamos algumas dicas práticas. Confira!
 

1- Atente-se às informações

Antes de validar as informações e transmitir a nota fiscal, verifique se todos os dados inseridos no documento correspondem à transação de compra ou venda. Verifique se o número do CPF/CNPJ do destinatário está correto, bem como a quantidade de produtos e serviços. Também, a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) de cada item e o valor total da nota.
 

2- Escolha um certificado digital operacional

Para evitar falhas durante o envio das notas, verifique se a data de validade do certificado digital não está expirada e se o tipo de produto permite a operação. O certificado A1 é um programa instalado no computador, enquanto que o certificado A3 é um dispositivo externo como token ou smartcard.
 

3- Invista em uma solução tecnológica de qualidade

Hoje já existem tecnologias que auxiliam na gestão da empresa e na emissão de Nota Fiscal. Soluções como um ERP, por exemplo, podem simplificar as transações de compra e venda, garantir mobilidade e praticidade, além de manter todos os documentos arquivados na nuvem.

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