Planilha para Conciliação Bancária: mais transparência para suas finanças

O sucesso de uma empresa depende de “n” fatores. Porém, e talvez o mais importante entre eles, está o controle financeiro e a forma com que as informações são administradas para uma tomada de decisão.

Quando na ausência de uma boa gestão financeira, a organização fica sem base para administrar os seus recursos. Não possui um controle de despesas eficiente e nem consegue localizar valores indevidos em seus lançamentos.

E quais são os resultados? Possivelmente a perda de dinheiro e a formulação de estratégias erradas.

Quer garantir um controle financeiro mais agilizado, aumentar o conhecimento sobre as receitas, despesas e assegurar um planejamento eficiente? Veja, neste artigo, o que é conciliação bancária, como funciona e porque ela é tão importante para melhorar a gestão do seu negócio.

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é o processo de conferência dos saldos do caixa e os extratos bancários de uma organização. A partir desse procedimento é possível certificar se as movimentações estão de fato corretas ou se existe alguma irregularidade nos valores lançados.

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Se o saldo disponível estiver correto, a empresa consegue realizar o diagnóstico do seu fluxo de caixa com mais precisão assim como formular estratégias mais assertivas para a redução de despesas. É importante para ajudar na verificação de saldos, permitindo aos gestores a projeção de valores para possíveis investimentos.

Por que fazer a conciliação bancária é importante?

A empresa que realiza a conciliação bancária consegue descobrir se houve fraudes internas ou se os cheques foram mesmo descontados. É uma ação necessária para localizar as possíveis inconsistências e também para consiguir ter domínio sobre a saúde financeira do seu negócio.

O exercício ajuda a garantir um controle financeiro mais eficiente, um saldo bancário confiável para realizar operações e a identificar se o fluxo de caixa está ativo. Também para possibilitar um planejamento orçamentário assertivo, melhorar a gestão sobre as movimentações bancárias e financeiras e a integrar os dados com a contabilidade para otimizar relatórios.

Ou seja, a conciliação bancária é importante para qualquer empresa que busca controlar as suas despesas e receitas corretamente.

Como fazer a conciliação bancária?

Podemos dizer que a conciliação bancária possui três estágios. O primeiro, onde ocorre o controle do fluxo de caixa nos extratos bancários. Segundo, onde existe a conferência dos dados internos e os registros realizados pelo banco. E, por último, a identificação e correção dos erros e informações não esperadas.

Controle do fluxos de caixa nos extratos bancários

Quando a empresa decide controlar o fluxo de caixa nos extratos bancários, ela precisa esclarecer quais são os procedimentos necessários para uma conferência mais ágil. Isto é, buscar meios de tornar a conciliação uma operação rotineira dentro dos seus negócios.

Se o foco é garantir informações mais confiáveis, é importante que a conciliação bancária seja realizada diariamente. Porém, se o objetivo é a análise de dados e a tomada de decisão, a conferência pode ser um processo semanal ou até mesmo mensal.

Antes de começar a conciliação é imprescindível que a empresa selecione a tecnologia certa para o serviço. Além da conferência dos dados, a ferramenta deve também oferecer funcionalidades úteis para que o empresário consiga tomar decisões mais assertivas sobre as suas finanças.

Conferência dos dados internos e registros realizados pelo banco

Se a empresa quer ter uma conciliação eficiente, é importante que os gestores verifiquem as informações e todos os dados lançados nos extratos bancários. Também o controle de contas a pagar e os recebimentos, isso para identificar as possíveis inconsistências junto da movimentação.

Algumas das principais informações que devem ser observadas são:

• Datas: sempre verificar se as datas de lançamento estão de acordo com os períodos estabelecidos para pagamentos e recebimentos;

• Saldos: conferir os valores dos saldos iniciais e finais para ter certeza de que as informações realmente batem com o banco;

• Lançamentos desconhecidos: analisar valores não identificados, sejam os relacionados ao controle financeiro da empresa ou aqueles apresentados no extrato do banco.

• Taxas: identificar se existe qualquer tipo de desconto, despesa bancária, juro ou multa lançado incorretamente. O gestor pode conversar o gerente do banco para ver se essas cobranças são realmente necessárias.

Nessa etapa de conferência dos dados internos e registros realizados pelo banco é possível identificar a origem de cada uma das contas e por meio disso classificá-las. Isso será importante para uma melhor gestão financeira e também para ajudar os profissionais em uma tomada de decisão.

Identificação e correção de erros e informações não esperadas

Após organizar os lançamentos e confrontar todas as informações está na hora de analisar os problemas existentes e buscar soluções.

Para os casos onde os lançamentos estão diferentes entre banco e a empresa, providencie o documento original para identificar a origem dessa diferença. Você pode verificar se houve algum lançamento maior de multa e desconto, por exemplo, ou se o valor lançado foi mesmo incorreto.

Quando os cheques não forem compensados ou se uma transferência não tiver sido processada, verifique o seu controle de fornecedores e clientes para assegurar que os pagamentos foram mesmo feitos da forma correta.

Já se os débitos forem indevidos por parte do banco, procure a sua instituição financeira para solicitar o estorno. Em algumas situações esses erros acontecem por meio de débito automático. Assim sendo, converse com seu gerente para ver a possibilidade de bloquear a conta para este tipo específico de operação.

Se o problema ocorrer com depósitos sem identificação, o ideal é que a sua empresa tenha um controle para separar os valores. Em muitos casos esses depósitos estão relacionados a uma venda não computada, por exemplo, ou um erro na transferência ou até mesmo uma antecipação de algum cliente.

Por último, caso a conciliação com o banco mostre o débito de impostos, taxas e aplicações inesperadas, confira cada um dos lançamentos e ligue imediatamente para o seu gerente. É comum ocorrerem divergências quando os valores estão relacionados a IOF (Imposto sobre Operações Financeiras), aplicações automáticas, impostos dedutíveis de aplicações, transações e taxas bancárias.

Percebe como a conciliação bancária pode ser um processo minucioso e que exige atenção? Para quem deseja melhorar a gestão financeira do negócio, é necessário saber como realizar esse procedimento de forma eficiente e prática.

Se você ainda não sabe como melhorar o controle das despesas ou fazer a conferência dos seus lançamentos com agilidade, baixe agora mesmo a planilha de conciliação bancária desenvolvida pela Equipe iZY. É rápido, sem custo algum e ajudará a otimizar ainda mais esses serviços!

30 de Outubro de 2019

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