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Controle de documentos acaba com acúmulo de papéis

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A oferta de sistemas na nuvem é capaz de resolver os mais diversos tipos de problemas, entre eles a falta de controle de documentos por conta do acúmulo de papéis. E razões como esta ajudam a explicar que o investimento das companhias nesta tecnologia aumentou 40% em 2018 em toda a América Latina, de acordo com dados do IDC.
 
Quer ter mais controle de documentos e também não depender de anexos de e-mails e backups em pen drives e HDs externos? Então confira como a adoção de um sistema de gestão de documentos online em nuvem é capaz de deixar no passado situações como esta.

O que sua empresa perde ao não ter o controle de documentos

Cada vez mais, a gestão de documentos é um fator que pode mudar a realidade das empresas. E, quando ignorada, ela pode expor o seu negócio a diversos problemas.
 
Na sua empresa negócios já foram prejudicados por simplesmente não ser encontrado um documento importante? Um prazo perdido, que estava escrito em uma folha teve como consequência uma multa pesada? Durante uma reunião de números percebeu-se que os valores de faturamento e despesas não estavam batendo, por que as versões dos documentos analisados estavam erradas?
 
Todas as questões acima poderiam ser minimizadas se sua empresa fizesse controle dos documentos de forma eficiente.   
 
Um levantamento realizado pela PwC apurou que cada documento arquivado de maneira incorreta é capaz de gerar, de maneira direta ou indireta, um prejuízo de  US$ 120. A conta inclui: impressão desnecessária, tempo investido para arquivar o documento e o período adicional perdido por outro colaborador que precise localizar o arquivo perdido.
 
Quer mais informações que mostrem uma triste realidade dentro de uma empresa? Veja abaixo alguns dados do Gartner, AIIM, Departamento Americano do Trabalho, Revista Imaging:
 
  • Entre 2% e 5% dos arquivos são extraviados ou armazenados incorretamente todos os dias;
  • 1 a cada 20 documentos é perdido;
  • 25 horas são necessárias para refazer documentos não achados;
  • Entre 10% e 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa;
  • 400 horas por ano são empregadas apenas para achar arquivos.
 
E se você parou para pensar em quantas vezes sua empresa já sofreu por não saber como organizar suas informações, deve ter se assustado com todas as estatísticas mostradas. Ou seja: já passou da hora de fazer mudanças.

Como um sistema de Gestão de Documentos online pode ajudar
 
O que você já sabia ficou ainda mais evidente: a guarda correta dos documentos tem um papel fundamental na sua empresa. E estes processos devem fazer parte da rotina de cada área.
 
Um sistema integrado acaba funcionando como um único repositório de todos os dados da companhia. Assim que um documento importante for recebido por e-mail, por exemplo, basta salvá-lo neste software.
 
Ficará no passado a época de materiais importantes estarem guardados em anexos dentro de uma caixa postal ou mesmo em backups externos. Todas as informações estarão prontas para serem acessadas quando for necessário.
 
E importante: no caso de documentos digitais como planilhas ou textos qualquer colaborador terá a última versão do arquivo atualizada. Isso facilitará a revisão e vai acabar com a desorganização de enviar uma versão errada para o cliente - quem nunca passou por este constrangimento?
 
Ao ter todas as informações digitalizadas em um único lugar você poderá controlar pontos importantes que antes estavam anotados em papéis espalhados pela empresa. Saber os custos de aquisição e vendas de mercadorias, calcular o retorno sobre o investimento, saber quando as contas precisam ser pagas, gerenciar folha de pagamentos e fazer a gestão do estoque será muito mais fácil.
 
Confira outras 3 vantagens:
 
1- Fim dos acidentes
Ao fazer uma limpa na mesa um colaborador joga fora, sem querer, o comprovante do pagamento de um boleto. Poucos dias depois o fornecedor entra em contato dizendo que não recebeu a comprovação de pagamento por parte da instituição bancária. Eles não sabem se o boleto foi efetivamente pago.
 
Caso tenha sido feito a digitalização e armazenado o comprovante no sistema de gestão de documentos online não é necessário preocupação: basta enviá-lo a outra empresa. Caso contrário, como comprovar o pagamento? A situação pode gerar a necessidade de pagamento em duplicidade.
 
Outro caso importante da guarda digital é quanto à documentação dos funcionários. Exames admissionais, de rotina, demissionais, documentos pessoais, comprovantes de pagamento e rescisões.
 
Imagine que uma pasta do RH se perca, um funcionário acione a Justiça do Trabalho e as provas estejam justamente nela! O ideal é que tudo esteja no sistema. Nada será perdido e será facilmente rastreável caso seja necessário.
 
2- Conformidade jurídica
Uma empresa que não faz uma correta gestão dos documentos corre o risco de não estar em conformidade jurídica. E não apenas das informações do RH (Recursos Humanos), mas principalmente das informações da própria organização.
 
O Contrato Social e Estatuto Social, alterações, comprovante de inscrição no CNPJ e cadastros devem ser arquivado para fiscalizações ou auditorias. Muitos destes documentos devem ser guardados para comprovação junto à Receita Federal - inclusive durante todo o tempo que sua empresa funcionar.
 
Se armazenados em papel imagine como eles estarão daqui 20 ou 30 anos. Isso se você conseguir achá-los!
 
3- Economia
Qual o prejuízo sua empresa teria se precisasse pagar novamente o boleto citado acima? Ou perdesse a ação trabalhista? É fácil evitar estas dores de cabeça ao trocar os arquivos de papel pela guarda dentro de um sistema de gestão na nuvem.
 
Isso sem dizer que custa caro manter uma infraestrutura baseada em papel. Ela inclui cópias, impressões, cartuchos, toners e espaço para armazenamento. Um sistema de gestão de documentos que utilize cloud computing também economiza na compra e manutenção de pen drives e HDs externos.
 
Empresas que utilizam um sistema de gestão otimizam tempo,já que não precisam se preocupar com a perda de dados. O sistema está na nuvem! A segurança das informações obedecem rigorosos padrões. E o melhor: os dados podem ser acessados de qualquer lugar e à qualquer hora.
 
Quer ver na prática como um software que faça, online, a gestão de documentos pode ajudar a sua empresa a usar de maneira consciente o papel e ser mais inteligente? Então faça o teste grátis no IZY.

06 de Março de 2019

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anexo backup controle de documentos revisão versão arquivos